VOG-beleid voor vrijwilligers – Eerst Helpen

Vastgesteld door: Bestuur van Eerst Helpen
Datum inwerkingtreding: 01-11-2025

1. Doel en reikwijdte

Dit beleid waarborgt de sociale veiligheid binnen Eerst Helpen door duidelijke eisen te stellen aan het aanvragen en beheren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor vrijwilligers. Het beleid geldt voor alle vrijwilligers die actief zijn binnen de organisatie, tenzij anders schriftelijk bepaald.

2. Verantwoordelijkheid

• Het bestuur is verantwoordelijk voor vaststelling, handhaving en evaluatie.
• Een VOG-coördinator beheert de aanvragen, registraties en bewaartermijnen volgens de AVG.
• Vrijwilligers zijn verantwoordelijk voor het tijdig aanvragen en overleggen van hun VOG.

3. Wanneer geldt de verplichting?

Een VOG is verplicht voor vrijwilligers die:

• werken met kwetsbare doelgroepen (zoals minderjarigen of mensen met een beperking), of
• functies bekleden met verhoogd integriteitsrisico (leidinggevenden, financieel beheer).

De organisatie kan ervoor kiezen om alle vrijwilligers te verplichten een VOG te overleggen.

4. Aanvraagprocedure

1. De organisatie verstrekt instructies en zet de VOG-aanvraag digitaal uit via Justis.nl.
2. De vrijwilliger vraagt de VOG aan en overlegt het origineel of een controlecode.
3. De organisatie registreert enkel noodzakelijke gegevens (naam, datum afgifte, verloopdatum).

5. Geldigheid en herhaling

Een VOG is maximaal drie jaar geldig. Bij functiewijziging of verlopen verklaring moet een nieuwe VOG worden overlegd.

6. Screeningsprofielen

Het juiste screeningsprofiel wordt bepaald op basis van de functie, bijvoorbeeld:

• Algemene vrijwilliger – standaard profiel
• Vrijwilliger met kwetsbare groepen – profiel 84: ‘personen’
• Leidinggevende of bestuurslid – profiel 43: ‘financiën en leiding’

7. Integriteit en preventie

De VOG maakt deel uit van het bredere preventie- en integriteitsbeleid van Eerst Helpen. Dit beleid omvat:

• Een gedragscode voor vrijwilligers
• Een vertrouwenspersoon
• Training en toezicht

8. Privacy en gegevensbeheer

Alle persoonsgegevens worden verwerkt conform de AVG. De organisatie bewaart uitsluitend noodzakelijke gegevens. Kopieën van de VOG worden niet opgeslagen, tenzij strikt vereist.

9. Gevolgen bij geen of verlopen VOG

Vrijwilligers die geen (geldige) VOG kunnen overleggen, kunnen niet aan hun werkzaamheden beginnen of worden tijdelijk geschorst totdat een geldige verklaring is ontvangen.

10. Communicatie en evaluatie

• Het beleid wordt opgenomen in het vrijwilligershandboek en bij aanmelding gedeeld.
• Jaarlijks evalueert het bestuur de uitvoering en rapporteert over de naleving.

11. Overgangsregeling

Vrijwilligers die reeds actief zijn bij de invoering van dit beleid, dienen binnen drie maanden een VOG te overleggen.

12. Inwerkingtreding

Dit beleid treedt in werking op [datum] en vervangt eerdere regelingen omtrent de VOG voor vrijwilligers bij Eerst Helpen.

Bijlagen

• Vrijwilligersovereenkomst (met VOG-clausule)
• Gedragscode vrijwilligers
• Registratieformulier VOG-datum en verloop

Laatst bijgewerkt: november 2025